¿Tu asesoría se niega a entregar documentación? Si haces esto, no te volverá a pasar

Cuando una empresa decide cambiar de asesoría, una de las gestiones que se deben hacer es el traspaso correspondiente de documentación.

La nueva asesoría necesitará conocer el estado contable y fiscal del negocio para poder comenzar a trabajar.

Sin embargo, durante el proceso pueden surgir complicaciones. El mayor problema llega cuando la asesoría se niega a entregar documentación.

¿Qué podemos hacer en ese caso? A continuación, te daremos algunos consejos para poder resolver esta situación y te daremos la solución que, a nuestro parecer, es la más efectiva.

En qué casos puedes necesitar tu documentación

Una asesoría fiscal y contable almacena un sinfín de papeles relativos a la gestión de tu empresa.

Una información de valor que es pura y exclusivamente tuya. Da igual que ellos se encarguen de presentar impuestos o de llevar tus cuentas. De hecho, nadie puede privarte de tus datos.

Ante tal realidad, queremos hablarte de algunos de los casos en los que puedes necesitar dicha documentación.

• Revisión de informes. Delegar funciones es fundamental para la viabilidad de cualquier negocio. No obstante, en ocasiones es bueno revisar la información de tu empresa. Para ello, pide todos los modelos de Hacienda, libros de cuentas y demás registros a tu asesoría.
• Comprobar la causalidad de los errores. En caso de que se haya cometido algún tipo de error, debes comprobar de dónde viene. Bien para subsanar el problema en origen,o bien para evitar que vuelva a suceder.
• Cambio de asesoría. Este suele ser uno de los principales motivos por los que solicitar la información de tu empresa. Dadas las consecuencias de esta decisión, más de una asesoría se niega a entregar la documentación. Pero, por ley, te corresponde.

Los expedientes que necesitas pueden variar en base al momento del año en el que te encuentras. No es lo mismo pedirla al terminar el ejercicio fiscal, que después de un trimestre.

Sea como sea, si una asesoría se niega a entregar documentación, debes saber que no puede hacerlo. En todos los casos te la deben conceder.

Las asesorías tenemos la obligación de entregar la documentación

Insistimos: todos los datos de tu empresa, legalmente, son de tu propiedad. Si una asesoría se niega a entregar la documentación, puedes exigirla.

Hay quien bloquea este procedimiento para dilatar el cambio de asesoría. O tal vez se haga para ocultar un error.

Da igual la razón, tienes derecho a obtenerla. No te pueden privar de tus propios papeles, con independencia de la excusa.

Todas las asesorías deben darte tus expedientes si se los pides.

Lo que te recomendamos, si la cosa se complica, es que realices una solicitud de documentación a tu asesoría formal.

En ella, lo ideal es establecer una fecha específica para el total traspaso y la forma en que se va a llevar a cabo. Además, de un listado de toda la documentación que necesitas. Por ejemplo:

• Contratos, facturas, escrituras y otros documentos originales
• Nóminas, impuestos presentados…
• Ligro de activos donde se reflejen tus compras
• Informes de contabilidad
• Libro de ingresos y gastos, así como las facturas correspondientes

No te preocupes si se te olvida algo, tu nueva asesoría te lo recordará.

Por último, si la asesoría se niega a entregar documentación, además de solicitarla como hemos indicado, te recomendamos que revoques todas las autorizaciones de acceso a tus datos que tenga, tanto en la AEAT como en otros organismos.

Cómo obtener la documentación

Cuando una asesoría se niega a entregar la documentación, sea cual sea el motivo, todo parece complicarse.

Para aliviar esta situación tan incómoda, a continuación, te damos algunos consejos extra para solicitarla.

• Habla desde la seguridad y el convencimiento. Si una asesoría se niega a entregar la documentación, sabe que no está siendo ética. Por eso, aprovechará cualquier duda para hacerte pensar que no está obligada hacerlo. Mantente firme y no dejes que ningún argumento te haga pensar lo contrario: es tu derecho como empresa acceder a tu propia información.
• Ten claro qué documentación te pertenece. Para pedir algo, has de saber qué estás pidiendo. En este punto, como hemos mencionado antes, destacan los modelos de Hacienda (como el 036, el 300, el 111, el 190, el 200 o el 347). También tus libros oficiales y auxiliares; así como todo lo relativo a los contratos, nóminas y seguros de tus empleados. En definitiva, cualquier documento que les hayas pasado a lo largo de vuestra vida juntos.
• No amenaces ni pierdas la calma. Lo sabemos, este conflicto puede ser estresante. Pero a base de gritos y amenazas no se llega a ningún lado, te lo decimos por experiencia. Mantén la serenidad y, hablando desde el convencimiento, se verán obligados a darte lo que te pertenece.
• Pide ayuda a tu nueva asesoría. Si estás pidiendo esta información para cambiar de asesoría, solicita su ayuda para mediar con el despacho anterior. Como expertos en la materia asumirán dicha labor y lo harán todo de una forma diligente. Confía desde el principio en quien va a asumir tu contabilidad y fiscalidad.

Con este procedimiento, lograrás resolver el conflicto con eficiencia.

La solución: la asesoría digitalizada

Una vez resuelta la solicitud de tus expedientes, te debes asegurar de que algo así no te vuelva a pasar.

Nuestra recomendación es que te pases a lo digital. Las nuevas tecnologías han venido para quedarse y ponernos las cosas más fáciles.

Si decides trabajar con una asesoría online, en lo que respecta a tu documentación, la tendrás siempre disponible y actualizada para que la consultes y la descargues cuando quieras. No importa la hora ni el lugar. Estará disponible 24x7.

Con ello, el problema de que la asesoría se niega a entregar documentación, desaparece.

Y, además, surgen nuevas ventajas como las siguientes:

• Poder conocer el estado de la empresa de manera inmediata desde un smartphone, tablet u ordenador.
• Disfrutar de total fiabilidad y garantía en el cumplimiento de todas tus responsabilidades fiscales.
• Anticiparse a los problemas o errores y poder tomar decisiones antes de que un riesgo se materialice.

En Asenze trabajamos con herramientas como Holded, A3Innuva u Odoo. A través de ellas ofrecemos todos estos beneficios a nuestros clientes.

Además, ofrecemos acompañamiento y apoyo constante. Todo ello con el fin de ayudarte a dar los mejores pasos en lo que respecta a la contabilidad y finanzas de tu empresa.

Si quieres saber más sobre cómo trabajamos, escríbenos y agendamos una llamada.