Cómo contabilizar dietas y gastos de viaje de manera adecuada ¿Qué debemos tener en cuenta?

Los viajes de negocios son una dinámica de lo más habitual en el ámbito corporativo. Más todavía en el mundo globalizado en el que vivimos.

Debido a ello, no es extraño que contabilizar dietas y gastos de viaje sea uno de los grandes retos para los negocios.

Si ya tienes un asesor, debes exigirle un dominio incontestable en esta materia. Si comete errores, Hacienda puede darte una desagradable sorpresa.

En caso de que esto suceda, lo mejor es cambiar de asesoría. Tal y como detallamos en nuestro ebook gratuito.

Qué son las dietas y gastos de viaje. ¿Cuáles de ellos son deducibles?

Para contabilizar dietas y gastos de viaje, el primer paso es saber qué computa como tal y qué no.

Estamos ante unos desembolsos económicos que surgen como motivo del desarrollo de tu actividad profesional. Sin embargo, se realizan fuera de tu localidad. Bien sea de manera nacional o internacional.

Tanto si eres tú mismo el que viaja como si lo hace un empleado, debes conocer cómo llevar a cabo este trabajo contable.

Aquí te dejamos algunos de los gastos de viaje deducibles más destacados. Eso sí: no todos desgravan lo mismo ni sirven para todas las empresas.

• Restaurantes o dietas. Durante un viaje, quien se marcha de su ciudad está obligado a gastar dinero en dietas. No importa si son reuniones con clientes o si se trata simplemente de las comidas y cenas de los empleados. En todos los casos se pueden deducir cuando se puede justificar que forman parte del gasto de la empresa.
• El coste del transporte. Si se viaja en vehículo privado, cierta cantidad del gasto de la gasolina queda exenta de impuestos. Concretamente un 0’19€ por kilómetro. Si se hace por otro medio, el billete del tren o incluso del avión también se debe incluir en la contabilidad de costes del viaje.
• El alojamiento en el destino. Al igual que en los casos anteriores, la factura del alojamiento es deducible si el viaje es enteramente por negocios. Así que exige a tus empleados que pidan este documento o hazlo tú mismo si eres el responsable de dar la cara por la empresa fuera de tu localidad.
• Gastos de representación. Los gastos de representación son aquellos que se hacen para otorgar mayor valor a la compañía. Es posible que si el viaje es a un evento, lleves contigo regalos a clientes y proveedores. O que los intentes conquistar mediante eventos lúdicos. Tanto los productos de merchandising como las entradas a estos espectáculos son gastos deducibles.

Claves para contabilizar gastos de viaje

Una cosa es conocer qué puedes desgravar y otra muy diferente es contabilizar dietas y gastos de viaje.

Esto es un trabajo, como su propio nombre indica, de contabilidad. Pero también de gestión fiscal. Motivo por el que es recomendable solicitar el apoyo de asesorías.

Sin embargo, queremos darte una pequeña guía para que conozcas las claves de esta labor.

De este modo, te será mucho más sencillo mantener todo en orden y libre de errores. Si no lo haces, lo más probable es que tengas que asumir graves sanciones.

Así que nada de tomar riesgos innecesarios en este procedimiento.

Debes presentar las facturas originales

Es posible deducir el IVA e incluso el IRPF de los empleados al contabilizar gastos de viaje.

No obstante, es fundamental tener la factura original completa. Es decir, con todos los datos fiscales de tu empresa. Los tickets no son suficientes.

Ten mucho ojo en este punto. Olvida por completo las facturas falsas. Si te falta una factura, asume el gasto y no entres en conflictos legales.

Debe ser un gasto asociado a tu actividad económica

Este es el punto de partida al contabilizar dietas y gastos de viaje. Todo coste debe estar asociado a la actividad económica del negocio de forma directa.

Si en una misma escapada combinas trabajo y placer, deberás diferenciar qué factura es una cosa y cuál otra. Si es imposible, mejor aplicar la prudencia y no incluirla en la contabilidad.

Registra el gasto en tu contabilidad según el Plan General de Contabilidad

Cada gasto que generes debe quedar justificado documentalmente y registrarse según el Plan General de Contabilidad.

Por concretar, este tipo de costes se engloban en el Grupo 6 del PGC. Concretamente en el Subgrupo 62; el cual plantea dos categorías diferentes:

• Cuenta 627. Aquí se incluye todo lo asociado a la “publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Si el objetivo era generar relaciones con clientes, inversores o proveedores, los gastos se deben materializar en dicha casilla.
• Cuenta 629. La cuenta 629 o de “otros servicios” contabiliza todos los gastos que no pertenecen a categorías o cuentas específicas del PGC. Como por ejemplo los tickets del aparcamiento en el que se deja el coche.

Pásate a la contabilidad en la nube

Almacenar las facturas generadas en un lugar seguro no es una opción. Es una obligación que no puedes ignorar.

Asimismo, automatizar todas estas labores de contabilidad optimiza en gran medida la eficiencia de la empresa. Por no hablar de la reducción de errores que ello conlleva.

Bien, pues ambas ventajas se encuentran en los softwares de contabilidad en la nube.

Unos programas modernos que permiten trabajar en tiempo real para ajustar todas las cuentas de las dietas y del viaje en cuestión.

Busca los mejores del panorama tecnológico y todo irá como la seda.

Delega en una asesoría

Ya te lo hemos dicho, pero nunca viene mal repetirlo.

Si no quieres quebraderos de cabeza de ningún tipo, lo mejor es delegar funciones en despachos especializados.

De esta manera, sabrás que todas tus cuentas están siempre en perfecto estado. Incluyendo las relacionadas con tus viajes.

¿Trabajamos de manera colaborativa?

Una vez analizado cómo contabilizar dietas y gastos de viaje, solo nos queda animarte a que confíes en nosotros.

En Asenze apostamos por un modelo de asesoría digitalizado. Por lo que operamos con los mejores programas para crear un entorno colaborativo y virtual.

Nos integraremos como un departamento más de tu empresa. Cada factura que recibas en tu viaje pasará a un software de alto rendimiento para así llevar una gestión precisa y en tiempo real.

Somos la solución para todos los problemas de contabilidad. También para mantener la integridad empresarial ante la Agencia Tributaria.

Da igual si estás de viaje por España, China o Marte: estaremos siempre a tu lado para garantizar un exhaustivo control contable.

Si te gusta lo que ves, habla con nosotros. Nos encantará ayudarte a mantener la estabilidad corporativa y a crecer en el mercado actual.