Cuál es la principal diferencia entre albarán y factura que debes conocer

En el mundo empresarial, especialmente en la gestión administrativa y financiera, es crucial comprender la diferencia entre albarán y factura.

Estos documentos son esenciales para el control de las transacciones comerciales y la contabilidad de una empresa.

Y, aunque a primera vista pueden parecer similares, cada uno cumple una función específica y tiene implicaciones diferentes en términos fiscales y operativos.

A continuación, profundizaremos en las características de cada uno, sus usos y la importancia de entender cuándo y cómo utilizarlos correctamente.

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Qué es un albarán

Empecemos por el albarán, ¿qué es?

Un albarán es un documento mercantil utilizado para confirmar la entrega de productos o la prestación de servicios.

Este documento es emitido por el proveedor y firmado por el cliente para corroborar que ha recibido la mercancía o el servicio en condiciones satisfactorias.

Y, aunque es fundamental para el seguimiento logístico y el control de inventarios, un albarán no tiene validez fiscal.

En qué casos se utiliza

El albarán se utiliza principalmente en los siguientes para:

• Entrega de productos. Cuando se envía una mercancía, el albarán acompaña el envío para que el receptor lo firme, confirmando la recepción.
• Prestación de servicios. En servicios donde es crucial verificar la correcta ejecución, el albarán actúa como comprobante de que el trabajo se ha realizado según lo pactado.
• Control interno. Además de lo anterior, sirve para gestionar y controlar el inventario, asegurando que lo que se envía o recibe coincide con lo registrado en el sistema.

El albarán debe contener información específica como la identificación clara de que es un albarán, los datos del vendedor y del comprador, la fecha de emisión y entrega, y la descripción de los productos o servicios entregados.

Qué es una factura

Ahora bien, ¿qué es una factura?

La factura es un documento con validez fiscal que detalla una operación comercial, especificando los productos o servicios vendidos, su precio y los impuestos aplicables.

Emitida por el vendedor y entregada al comprador, la factura sirve como comprobante de pago y es esencial para la contabilidad de cualquier empresa.

En qué casos se utiliza

Las facturas se utilizan en diversos contextos, incluyendo:

• Venta de productos. Cada vez que se realiza una venta, se emite una factura para registrar la transacción y cumplir con las obligaciones fiscales.
• Prestación de servicios. Al concluir un servicio, la factura detalla el trabajo realizado y el monto a pagar, con los impuestos correspondientes.
• Contabilidad. Las facturas son esenciales para mantener un registro contable preciso y cumplir con las regulaciones fiscales.

Una factura digital, o no, debe incluir información detallada como el número de factura, fecha de emisión, datos del vendedor y comprador, descripción de los productos o servicios, precios unitarios, impuestos aplicables y el importe total a pagar.

Diferencia entre albarán y factura

Una vez que hemos definido ambos términos, debemos aclarar que ambos documentos son fundamentales en la gestión empresarial.

No obstante, la principal diferencia entre albarán y factura radica en su propósito y validez.

El albarán se utiliza para confirmar la recepción de productos o servicios y no tiene validez fiscal. La factura, en cambio, es un documento legal con fines tributarios que acredita una transacción comercial y es crucial para la contabilidad y cumplimiento fiscal.

Veamos todo esto con más detalle.

Propósito y uso

• Albarán. Su función principal es actuar como un comprobante de entrega de productos o servicios. Se utiliza para verificar que la mercancía ha sido recibida en buenas condiciones o que el servicio ha sido completado según lo acordado. No tiene validez fiscal.
• Factura. Este documento tiene validez fiscal y sirve para registrar formalmente una transacción comercial. Incluye los detalles de la operación, como precios e impuestos, y se utiliza para el pago y la contabilidad. La factura es obligatoria para justificar ingresos y gastos ante las autoridades fiscales.

Contenido

• Albarán. Generalmente incluye la identificación del documento como albarán, datos del proveedor y del cliente, número de albarán, fecha de emisión, descripción de los productos o servicios entregados, y la firma del receptor. No suele incluir precios ni impuestos.
• Factura. Debe contener el número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento de pago, datos completos del vendedor y comprador, descripción de los productos o servicios con sus precios unitarios, impuestos aplicables y el importe total a pagar.

Secuencia de emisión

• Albarán. Se emite antes de la factura, al momento de la entrega de la mercancía o prestación del servicio. Actúa como un registro preliminar de la transacción.
• Factura. Se emite después de que el albarán ha sido validado, confirmando así la correcta recepción de los bienes o servicios. Formaliza la transacción y establece el monto a pagar.

Validez legal y conservación

• Albarán. No tiene validez fiscal y, aunque no es obligatorio conservarlo, es útil para el control interno de inventarios y gestión logística.
• Factura. Tiene validez fiscal y debe conservarse por un período mínimo de cinco años, según las normativas fiscales, para fines de auditoría y contabilidad.

Función principal

• Albarán. Es crucial para la logística y control de inventarios, asegurando que lo enviado y recibido coincide con lo registrado.
• Factura. Es fundamental para la contabilidad y el cumplimiento fiscal, justificando los ingresos y gastos de la empresa.

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Como hemos visto, en la gestión administrativa y financiera de una empresa, la comprensión y el correcto uso de albaranes y facturas es vital.

Y es que, ambos documentos, aunque relacionados, cumplen funciones distintas y complementarias.

No obstante, además, lo ideal es tenerlo todo digitalizado. De este modo, tu contabilidad estará siempre al día, podrás consultar lo que quieras cuando quieras, podrás hacer tus facturas en un clic y, por si fuera poco, automatizar su envío.

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