Qué es la factura recapitulativa y cómo se hace

Para cualquier empresa el tiempo vale oro. Se podría decir que es uno de los mayores recursos que tienen. Y, a la vez, el más escaso.

Por ello, cualquier iniciativa que les haga ahorrar tiempo es bienvenida.

En el ámbito de la facturación, recurrir a la factura recapitulativa podría ser una buena opción. ¿Habías oído hablar de ella antes?

A continuación, explicaremos qué son, cómo hacerlas, compartiremos ejemplos prácticos y te diremos cómo puedes optimizar su gestión a través de herramientas digitales.

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Qué es la factura recapitulativa

Empecemos por lo más básico: ¿qué es la factura recapitulativa?

Este documento, también conocido como factura agrupada, reúne varias operaciones comerciales realizadas con el mismo cliente o proveedor durante un mes natural.

Así, es posible ahorrar tiempo, reducir errores contables y simplificar la gestión tanto para el emisor como para el receptor.

Por ejemplo, si una empresa de distribución de alimentos realiza entregas diarias a un cliente durante un mes, puede emitir una única factura recapitulativa al final del periodo.

Esto sustituye las múltiples facturas individuales y simplifica la gestión contable.

Ahora bien, ¿cuáles son las características principales de una factura recapitulativa?

• Agrupación de operaciones: Incluye todas las transacciones realizadas dentro de un mes natural.
• Misma entidad: Aplica únicamente a operaciones realizadas con un mismo cliente o proveedor.
• Periodicidad definida: Debe emitirse antes del último día del mes o, como máximo, hasta el día 16 del mes siguiente si el destinatario es un profesional o empresa.

Cómo hacer una factura recapitulativa: ¿qué debo tener en cuenta?

Una vez aclarado el concepto, debemos comentar cómo se hace.

Emitir una factura recapitulativa no es muy diferente de una factura convencional, pero hay algunos puntos que debes considerar.

Por ejemplo, los elementos obligatorios de una factura recapitulativa son:

• Identificación clara: El encabezado debe incluir la leyenda "Factura recapitulativa".
• Datos fiscales: Información del emisor y del receptor, incluyendo nombre, dirección y NIF o CIF.
• Número correlativo: La factura debe seguir el orden secuencial del registro contable.
• Detalle de las operaciones:
  • Fecha de cada transacción.
  • Descripción del producto o servicio.
  • Cantidad y precio unitario.
  • Tipo de IVA aplicado.
  • Subtotal de cada operación.
• Resumen total: Indicar la suma de todas las operaciones, el IVA total y el importe final.

Además de esto, es importante considerar:

• Control del IVA: Si trabajas con diferentes tipos de IVA, como el general (21%) y el reducido (10%), asegúrate de calcularlos por separado.
• Fechas claras: Incluye siempre las fechas específicas de cada operación.
• Software de facturación: Utilizar un programa especializado puede ayudarte a minimizar errores y automatizar el proceso.

Ejemplo de factura recapitulativa

Para entender mejor cómo hacer una factura recapitulativa, imagina que tienes una empresa de distribución de productos alimenticios. Y durante un mes, realizas múltiples entregas a un cliente fijo, como una panadería.

En lugar de emitir una factura por cada transacción, puedes consolidarlas en una única factura recapitulativa al final del mes.

Esto no solo simplifica tu contabilidad, sino que también facilita la revisión por parte del cliente.

Por ejemplo, una factura recapitulativa incluiría las siguientes operaciones realizadas durante diciembre de 2024:

• El 3 de diciembre se entregaron 10 unidades de pan integral a 2,00 € cada una, con un IVA reducido del 10%.
• El 10 de diciembre, se suministraron 50 unidades de bollería surtida a 1,50 € cada una, con un IVA general del 21%.
• El 20 de diciembre, se vendieron 30 unidades de pan sin gluten a 2,50 € cada una, también con un IVA reducido del 10%.

La factura recapitulativa consolidará todas estas operaciones, mostrando el detalle de cada entrega, el tipo de IVA aplicado y los subtotales.

Al final, incluirá el resumen de la base imponible total, los distintos tipos de IVA desglosados y el importe final de la factura.

Este método no solo asegura claridad y precisión en los registros, sino que también reduce el riesgo de que alguna operación se pierda en el proceso de facturación.

¿Se pueden automatizar las facturas recapitulativas?

Si esto es algo que ya vienes haciendo con facturas ordinarias, debes saber que igualmente puedes automatizar la emisión de facturas recapitulativas.

Así, disfrutarás de:

• Ahorro de tiempo. Generarás facturas automáticamente con los datos ya registrados en tu sistema.
• Menor margen de error. Calcularás automáticamente el IVA, las bases imponibles y otros detalles.
• Organización centralizada. Integrarás todas las facturas en un único sistema, facilitando su revisión y acceso.
• Cumplimiento normativo. Los softwares actualizados aseguran que las facturas cumplan con las últimas regulaciones fiscales, como las del Sistema de Información Inmediata (SII).

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