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¿Qué deben saber las empresas sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?

Obligatoriedad de la factura electrónica

La facturación es un tema de suma importancia en el ámbito empresarial. Por eso, toca estar al día sobre todas las regulaciones que van surgiendo en esta materia.

Al igual que ha sucedido en tantos otros aspectos, la digitalización ya ha llegado al mundo de las facturas.

Una novedad que ha despertado un mar de dudas entre nuestros clientes.

Nuestro consejo es siempre el mismo: delegar en especialistas y que ellos te asesoren sobre la obligatoriedad de la factura electrónica y otros temas.

Eso sí, asegúrate de que tu asesoría da la talla. ¿No estás seguro de si lo hace? No pasa nada: en nuestro ebook gratuito explicamos todas las claves para averiguarlo.

Qué es una factura electrónica

Para entender en qué consiste la obligatoriedad de la factura electrónica, lo primero es entender dicho término.

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una en papel. Es decir, se trata del justificante de una transacción económica.

Sin embargo, como su propio nombre indica, su característica es que tiene formato digital.

A su vez, es importante diferenciar entre dos tipos de facturas electrónicas:

  • Factura en formato estructurado. Estas facturas se generan de manera automatizada por sistemas informáticos. Se tramitan por estas mismas herramientas, simplificando la contabilidad de los dos implicados en la operación económica.
  • Factura en formato no estructurado. En este caso hablamos de imágenes que se procesan por sistemas informáticos. Esto se puede hacer de manera manual o mediante el reconocimiento de caracteres automático. Ejemplo de ello son las facturas en papel que se escanean.

Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica

Ahora que ya tienes más claro qué es una factura electrónica, toca hablar de la entrada en vigor de la última normativa regulatoria.

La Ley 18/2022, conocida como Ley “Crea y Crece” se publicó en septiembre de 2022. En ella se establece la obligatoriedad de la factura electrónica como único sistema válido en empresas y autónomos.

No obstante, hasta pasados seis meses desde entonces no se establecen todos los requerimientos técnicos e informativos para su confección.

A partir de entonces, las empresas con facturación superior a los 8 millones de euros tienen un margen de un año para adaptarse a la ley.

Aquellas que no superen los 8 millones, deberán hacerlo en un plazo de dos años.

Cómo hacer una factura electrónica

Esto nos lleva directamente al siguiente punto: cómo hacer una factura electrónica.

No importa si son normales o facturas rectificativas. En ambos casos es fundamental saber cómo actuar para no cometer errores administrativos.

En este punto, lo más eficiente es llevar a cabo facturas en formato estructurado. Para ello, lo mejor es emplear softwares como el de Holded. Un programa de facturación que trabaja con el marcado XML para optimizar al máximo los procesos.

Si tus facturas, sean emitidas o percibidas, no tienen formato estructurado, entonces hay que hacer un volcado de datos. Algo que puede llevarte largas horas de trabajo, así que es la excusa perfecta para recurrir a una asesoría.

Por lo demás, la información en las facturas es la misma que en las tradicionales. Ya sabes: dirección fiscal, CIF, retenciones, IVA… En definitiva, todos los datos con los que siempre has trabajado.

Otras preguntas frecuentes

Si todavía tienes dudas sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, echa un vistazo a nuestra sección de preguntas y respuestas.

Desde Asenze nos ponemos al servicio de cualquier empresa. Sea o no nuestro cliente.

Por ende, hemos recogido algunas de las cuestiones clave para analizarlas en detalle.

¡En tus manos queda seguir las nuevas normativas estatales!

¿Cuáles son tus obligaciones como empresa?

Más allá de la obligatoriedad de la factura electrónica, debes cumplir con otros tantos imperativos legales.

Estos son algunos de los aspectos más destacados:

  • Obligación de expedición. Esta es la primera y principal obligación de todas. Cualquier relación comercial que mantengas, debe quedar sujeta a la expedición, remisión y recepción de las facturas electrónicas.
  • Vigencia de las facturas electrónicas. Debes mantener el acceso a estas facturas al menos durante 4 años. Tanto a los clientes como a Hacienda.
  • Facilitar la descarga del documento. Es imprescindible que tus clientes no solo tengan acceso a las facturas. Sino que también dispongan de todas las facilidades posibles para su descarga.
  • Variedad en el formato. Ni tú ni los receptores de las facturas que emitas podéis obligar a que se use un programa de facturación electrónica concreto. No hay un solo software y hay que adaptarse a los demás.

Ventajas de las facturas electrónicas

Llegados a este punto, quizás te estés preguntando cuál es la razón de ser de esta normativa.

Bien, pues ya te anticipamos que no ha sido fruto del azar. Todo tiene una razón de ser y en este caso encontramos varias ventajas.

Te las contamos:

  • Eficiencia en la facturación. Los ciclos de tramitación, cobro incluido, se aceleran en gran medida con este formato. También se reducen los errores humanos.
  • Ahorro de gastos. Se eliminan los gastos de impresión y de envío postal. Algo que no solo repercute en el marco económico, sino que también contribuye a la sostenibilidad. Un ahorro que podemos ver igualmente reflejado en el espacio disponible en tu empresa. ¡Adiós a los archivadores de gran tamaño!
  • Mejoras en la lucha contra el fraude. El fácil acceso que hay a las facturas electrónicas, hace que la lucha contra el fraude sea mucho más sencilla.

Asenze: tu asesoría digitalizada

Una vez expuestos todos los temas sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, es el momento de hablar de Asenze.

Como asesoría digitalizada, llevamos tiempo familiarizados con estos sistemas.

De hecho, utilizamos programas como Holded y A3Innuva mucho antes de que la facturación electrónica fuese imperativa.

Gracias a nuestra larga experiencia en el ámbito online, somos capaces de darte el mejor de los servicios. Es más, no somos una asesoría externa, sino que nos integraremos en tu empresa para convertirnos en un departamento interno.

Es fundamental que adaptes tu empresa a la era digital y nosotros te ayudamos para que eso ocurra.

En Asenze estamos siempre a tu disposición. Así que habla con nosotros y pondremos en orden todas las facturas de tu empresa. Sean electrónicas o no.

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