Cómo contabilizar la provisión de fondos en tu empresa

La contabilidad de una empresa es uno de los temas que más quebraderos de cabeza presenta. No es para menos: son muchas las operaciones que se llevan a cabo a diario en cualquier negocio.

Por si la cantidad no fuera suficiente, la variedad de transacciones también complica las cosas. Es decir, las diferentes categorías de pagos que existen, cada una con sus propios requisitos de contabilización.

Ante tal realidad, hoy nos queremos hacer eco de una de estas categorías para enseñarte cómo contabilizar la provisión de fondos.

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¿Qué es provisión de fondos?

El primer paso para llevar a cabo este tipo de gestiones es, evidentemente, saber qué es provisión de fondos.

La definición más simple es que se trata de una cantidad de dinero que se pide por adelantado sobre la liquidación final de un servicio. El objetivo de dicho anticipo es cubrir los gastos del encargo en base a posibles costes futuros.

Ahora bien, no debes confundir este término con el anticipo de clientes. Aunque se asemejen, no son lo mismo. La diferencia más clara es que la provisión de fondos sirve para cubrir gastos futuros y el anticipo de clientes para asegurar la entrega del servicio contratado.

Por norma general, la provisión de fondos suele ser entre un 40% y un 50% sobre el coste total. Aunque hay quien solicita el pago total de los honorarios durante la provisión de fondos.

¿Cómo contabilizar la provisión de fondos?

La provisión de fondos influye en la contabilidad de la empresa. Sin embargo, lo hace a su modo y es importante que tengas claro cómo hacerlo.

El registro se debe plasmar, comúnmente, como una disminución del patrimonio neto de la empresa. Por lo que se trata de un elemento pasivo en el balance.

Entonces, ¿cómo contabilizar la provisión de fondos? Veamos las dos opciones que se plantean:

• Pago de los honorarios. En el supuesto de que te exijan el pago de los honorarios por adelantado, no tendrás problema alguno. Es decir, consta como una actividad económica más y la podrás sumar de forma habitual a la contabilidad de la empresa. Aunque, por mucho que sea un pago por adelantado, deberán entregarte una factura en la que se especifique claramente que se trata de una provisión de fondos.
• Cubrir los gastos. Puede que la empresa contratada te reclame cierto capital para cubrir los gastos del desarrollo de la actividad. En este caso, no podrás deducir el coste de la factura. Lo que no quita que deberá entregarte una factura en la que se deje constancia de la provisión de fondos.

Además de estos registros, debes crear un asiento contable. De este modo, debitarás y acreditarás la cuenta de provisiones en el balance.

En caso de que se produzca algún cambio, entonces deberás ajustar dicha provisión.

Preguntas frecuentes

Somos conscientes de que esto de contabilizar la provisión de fondos no es nada fácil. Que hay múltiples situaciones que te pueden confundir.

Debido a ello, desde Asenze hemos querido elaborar un listado de preguntas y respuestas. Así, abordamos las dudas más comunes sobre este tema.

Presta especial atención a todo lo que te contamos.

Es posible que, sin tan siquiera saberlo, tanto tú como tu asesoría estéis cometiendo errores en esta gestión contable: subsánalos antes de que haya consecuencias.

¿Qué requisitos hay en la provisión de fondos?

Para que se produzca una provisión de fondos existen ciertos requisitos que se han de cumplir en todos los casos.

Aquí te los dejamos:

• Cantidad de dinero. El capital de la provisión se debe estimar según los honorarios finales del servicio contratado.
• Pago de la provisión. El pago se debe realizar con anterioridad a la realización del servicio en cuestión.
• Formalidades documentales. Para la contabilidad de provisión de fondos hay que reflejar la operación en una factura. Además, deben solicitar este adelanto a través de una hoja de encargo.

¿Dónde contabilizar la provisión de fondos?

Según el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de España, las provisiones de fondo se deben plasmar en las cuentas del subgrupo 55, segunda parte, del Plan General de Contabilidad.

Esto atañe a aquellas operaciones realizadas por orden del cliente. Sin embargo, si se trata de una actividad ordinaria, se habrá de plasmar en el subgrupo 70.

¿Qué categorías existen?

A rasgos generales, las provisiones de fondos se dividen en las que dependen del plazo de pago y las que responden al tipo de gasto.

Mientras que las segundas se categorizan a largo plazo o a corto plazo, las segundas tienen hasta tres acepciones:

• Por deterioro. Son compensaciones por la pérdida del valor de un activo o de posibles clientes.
• Por deudas previstas. Si hay ciertas deudas previstas, aunque no seguras, se ha de hacer una estimación del gasto.
• Por deudas contraídas y no saldadas. Aquí se engloban los compromisos de pago que por el momento no se han saldado.
• Provisiones por deterioro. Sirven para compensar la pérdida de valor de un activo o una pérdida de clientes previsible.

Asenze: tu asesoría digitalizada

Llegados a este punto, esperamos que tengas más claro cómo contabilizar la provisión de fondos. Tanto los emitidos como los percibidos.

Sin embargo, puesto que es probable que tengas ya mucho de lo que preocuparte, desde Asenze nos ofrecemos para asumir esta labor.

Como asesoría digitalizada trabajamos con las últimas herramientas de contabilidad. Lo cual nos permite operar a tiempo real para ajustar cualquier modificación.

No nos escondemos detrás de llamadas que dan tono y nunca se responden. Sino que nos integramos en tu empresa para trabajar en el marco financiero como un departamento más.

Por eso, bien sea con la contabilidad de provisión de fondos o con cualquier otra área de gestión económica e incluso fiscal, estaremos a tu lado.

¿Te animas a dar el paso a este nuevo modelo de asesoría? Escríbenos y te responderemos en el acto para defender tu negocio.