Cómo reclamar facturas impagadas: Procedimientos y plazos

Asumir deudas por parte de tus clientes es un verdadero problema que debes aprender a gestionar.

Estas situaciones pueden provocar un verdadero terremoto en tu contabilidad. También en tus obligaciones fiscales. Hay que ponerle remedio.

Para cobrar lo que te corresponde, te tocará reclamar las facturas impagadas. Y, para ello, existen varios procedimientos que debes conocer.

Ponte en marcha de inmediato y el dinero te llegará lo antes posible.

Vías para reclamar una factura impagada

Reclamar facturas impagadas nunca es plato de buen gusto. Lo sabemos.

Pelear con clientes morosos puede ser agotador y, si no se hace como toca, es probable que no llegue a buen puerto.

Por eso, desde Asenze hemos preparado una guía sobre cómo reclamar facturas impagadas. Algo que comienza con alguna de estas dos vías que te explicamos a continuación:

• Amistosa. Antes de ir a la guerra, es importante tratar de hablar y mediar con el cliente. Así conocerás sus motivos y podrás actuar en consecuencia. No importa si lo haces de forma presencial, por teléfono, por carta o por mail: es posible que el deudor no tenga liquidez y todo sea cuestión de tiempo. Dale un voto de confianza si lo merece, ya que así todo se resolverá más fácilmente.
• Judicial. Si la vía amistosa no da sus frutos, entonces te tocará reclamar facturas impagadas por vía judicial. Para ello, tendrás que recoger toda la información que sirva de prueba, incluyendo tus intentos de acercamiento lejos de los tribunales. En este punto, destaca el proceso monitorio, el cual no necesita de abogado o procurador. No obstante, si tampoco funciona, necesitarás plantar cara al moroso ante un juez y, aquí sí, contar con representación legal.

Asimismo, es importante que tengas claros el plazo para reclamar facturas.

Entre empresas, hay un máximo de 5 años. Pero, si el cliente es particular, el plazo de prescripción para reclamar facturas impagadas desciende a los 3 años.

Procedimiento habitual para reclamar facturas impagadas

Como bien hemos anticipado, el procedimiento monitorio es una opción de la vía judicial para reclamar facturas impagadas.

Es decir, se lleva a cabo ante el Tribunal Civil. Aunque no requiere de abogados o procuradores, ya que no hay que interponer una demanda.

Esto permite que sea un proceso rápido y económico. Aunque, nuestro consejo es que cuentes con nosotros en todo el proceso. En Asenze, como asesores contables y fiscales, nos ponemos a tu lado para que no te quedes con deudas sin cobrar.

Además, ten en cuenta que las facturas pendientes deben ser inferiores a 25.000€. Ser una deuda monetaria, estar determinada y haber vencido la fecha máxima de cobro.

Si reúnes todas estas condiciones, entonces ya podrás comenzar con el procedimiento monitorio.

Sigue los siguientes pasos y todo irá como la seda.

Házselo saber al deudor

El primer paso es comunicar al cliente que te debe el dinero en cuestión. Para ello, ponte en contacto con él por medio de un requerimiento o burofax.

Del mismo modo, deberás indicarle que has iniciado el procedimiento monitorio. Incluyendo así una nueva fecha de pago. Señalando también el método de pago que puede emplear.

Sé minucioso en este punto. De lo contrario, podría reclamar para seguir alargando la deuda en el tiempo.

Presenta la petición formal al Juzgado de Primera Instancia

En caso de que el moroso siga en sus trece, te tocará acudir al Juzgado de Primera Instancia pertinente.

Allí deberás presentar la petición formal de la reclamación.

Esto consiste en un formulario en el que tendrás que incluir tus datos, los del deudor y los asociados al impago.

En este punto habrás de entregar toda la documentación recogida hasta el momento. Dicho de otro modo: las pruebas que has conseguido unificar.

Con la información en su poder, el secretario judicial revisará todos los datos para darle validez o, en su defecto, rechazar la solicitud.

Espera la respuesta del deudor

El plazo para reclamar facturas impagadas es de tres años con clientes particulares. Pero, ¿qué hay de la resolución?

Bien, en el proceso monitorio hay que esperar 20 días después de presentar la petición formal. En este momento, se pueden dar cuatro supuestos:

• El deudor abona la deuda. Esto sería lo más sencillo de todo. El cliente asume su error y abona el pago pendiente en tiempo y forma.
• El deudor no ha sido notificado. Si el cliente no ha recibido la notificación durante varios intentos, el caso se archivará. Por lo que te tocará iniciar otra reclamación judicial.
• El deudor no paga, pero tampoco niega la deuda. Puede que el deudor no se oponga a lo que le reclamas, pero que aún así no pague. Entonces hay que proceder con la reclamación de facturas impagadas a través de la solicitud del embargo.
• El deudor se opone a la deuda. Si el deudor presenta sus propias alegaciones y niega tener esa deuda contigo, también se abandonará el procedimiento monitorio. Habrá que buscar un abogado para plantarle cara ante los tribunales competentes.

Consulta siempre a tu asesor

Ya has visto que reclamar facturas impagadas tiene muchos resultados posibles. Algunos de resolución sencilla, otros no tantos.

Sin embargo, en todos los casos te tocará perder tiempo y energías en el camino.

Motivo por el que en Asenze queremos echarte una mano. No, no somos abogados. Pero estamos familiarizados con estas situaciones y podemos ayudarte aportando información o aconsejándote en cada paso que vayas dando.

Como asesores contables y fiscales nos integramos en tu empresa. No queremos que nos veas como un despacho externo, sino como un departamento más.

Por consiguiente, si un cliente no te paga, nos vemos directamente afectados. Tus intereses son los nuestros y haremos todo lo posible para que recuperes lo que es tuyo por derecho.

Así que, si tienes cualquier duda sobre este o cualquier otro tema en la gestión de tu negocio, habla con nosotros.

Trabajamos de forma online, por lo que nuestro equipo de expertos tiene las puertas siempre abiertas para atenderte.

¡No dejes que la morosidad trastoque los cimientos de tu estabilidad empresarial!