En el mundo de la fiscalidad empresarial, la documentación precisa es crucial para garantizar una operación fluida y legal.
En relación a ello, uno de los documentos menos comprendidos pero vitales es la factura proforma.
¿Te suena? ¿La has usado alguna vez?
A continuación, hablaremos sobre ella. Y veremos qué es, cómo se hace y en qué se diferencia de un presupuesto.
¿Estás listo? ¡Empecemos! Pero antes, descarga nuestro ebook para empresas.
Qué es una factura proforma y para qué sirve
Una factura proforma es un documento provisional que detalla los bienes o servicios que un proveedor se compromete a suministrar a un comprador.
Es esencialmente una cotización formal que proporciona un desglose detallado de los términos de la transacción, como los precios, cantidades, y otros cargos asociados.
A diferencia de una factura regular, la factura proforma no tiene validez contable ni fiscal, lo que significa que no puede ser utilizada como justificante de pago.
Ahora bien, la factura proforma tiene varios usos importantes:
- Facilitar las negociaciones. Proporciona una base para la negociación de los términos de la venta antes de que se complete la transacción.
- Comercio internacional. Es particularmente útil en el comercio internacional, donde puede ser requerida para el despacho de aduanas y para establecer el valor de las mercancías.
- Solicitud de crédito. Algunas empresas utilizan la factura proforma como parte del proceso de solicitud de crédito.
- Información detallada. Ayuda a los clientes a entender exactamente lo que están comprando y a qué precio, facilitando así la toma de decisiones.
Cómo se hace una factura proforma
Visto qué es una factura proforma, pasemos a explicar cómo se hace.
En este sentido, cabe destacar que hacer una factura proforma es un proceso relativamente sencillo, pero requiere atención a los detalles para asegurar que contenga toda la información necesaria.
Datos que no deben faltar
En primer lugar, para que este documento sea completo y útil, debe incluir la siguiente información:
- Encabezado. Arriba del todo debe decir claramente "Factura Proforma" para evitar confusiones.
- Fecha de emisión. Esta es importante para referencias futuras.
- Datos del proveedor. No pueden faltar el nombre, NIF, dirección, y datos de contacto del emisor.
- Datos del cliente. Tampoco podemos olvidar de añadir el nombre, NIF, dirección, y datos de contacto del receptor.
- Descripción de los productos o servicios. Una de las partes más relevantes es detallar cada producto o servicio, incluyendo cantidades y unidades.
- Precio unitario y total. Igualmente, es importante especificar el precio por unidad y el precio total.
- Impuestos aplicables. A lo anterior le debe acompañar los impuestos, como el IVA, si corresponde.
- Costes adicionales. Por último, es preciso incluir cualquier coste adicional como gastos de envío.
Cómo hacer este tipo de documento
Aunque el proceso es similar a hacer una factura ordinaria, en los siguientes puntos especificaremos cómo se hace una factura proforma.
De este modo tendrás toda la información necesaria para enviar este tipo de documentos a tus clientes o futuros clientes.
- Añade el título de ‘Factura Proforma’. Asegúrate de que el documento lleve el título "Factura Proforma" en un lugar visible. Es importante que se refleje de forma clara para evitar confusiones o malentendidos.
- Incluye la fecha de emisión. Esta es importante para que el cliente no la confunda con otras que haya podido recibir. Además, al no llevar número, este dato ayuda a identificarlas.
- Pon los datos de emisor y receptor. Como vimos arriba, una factura proforma debe incluir los datos fiscales de ambas partes. Una vez hayas puesto el título y la fecha, no te olvides de esta información.
- Desglosa los productos o servicios. Enumera los productos o servicios que se están vendiendo. Y, además, incluye cantidades, unidades, y una descripción clara de cada uno de ellos para despejar dudas.
- Incorpora los impuestos y calcula el importe total. Al lado de cada servicio o producto debe quedar claramente reflejado su precio, incluyendo IIA u otros impuestos aplicables, así como descuentos si los hay. Con ello, se calcula el precio final.
- Condiciones de la transacción. Si existen, al final es importante detallar cualquier condición especial de la venta, como términos de pago, plazos de entrega o las condiciones del servicio.
Factura proforma o presupuesto ¿Son lo mismo?
Es probable que después de explicar cómo se hace una factura proforma hayas podido pensar que este concepto es similar a un presupuesto.
Sin embargo, aunque ambos comparten ciertas similitudes, no son lo mismo.
Ambos documentos se utilizan para proporcionar al cliente un desglose de los costes y términos de una transacción futura, pero hay diferencias clave entre ellos:
- Nivel de compromiso. Un presupuesto es una estimación que puede cambiar, mientras que una factura proforma tiende a ser un reflejo más preciso de la factura final y puede usarse para exigir condiciones de venta.
- Uso en comercio internacional. La factura proforma es más comúnmente utilizada en transacciones internacionales, especialmente para el despacho de aduanas.
- Momento en que se envía. El presupuesto suele ser la primera toma de contacto ante una nueva relación comercial. Una vez que este se aprueba, se crea la factura proforma, siendo esta el documento previo a la factura oficial.
En definitiva, la factura proforma es una herramienta vital para las empresas, especialmente en el comercio internacional y en situaciones donde es necesario un acuerdo claro antes de proceder con la transacción.
Entender qué es una factura proforma, cómo hacer una y la diferencia entre este documento y un presupuesto puede ayudarte a gestionar mejor tus operaciones comerciales y asegurar la claridad en tus transacciones.
Asenze, tu asesoría digitalizada
Si necesitas ayuda con la contabilidad, facturación o los temas fiscales de tu empresa, ponte en contacto con nosotros.
Resolveremos de manera ágil cualquier cuestión relacionada.
Trabajamos con las últimas herramientas tecnológicas y conocemos la manera de simplificar todos los procesos de estas áreas para darte más seguridad e inmediatez con los datos.
Es más, somos partners oficiales de plataformas como Holded.
¿Quieres más información sobre cómo trabajamos? Habla con nosotros y empecemos a trabajar juntos.
