Cómo simplificar el proceso de gestión de nóminas en la empresa

Una de las  tareas administrativas que más tiempo ocupa y cuyo impacto es significativo en la empresa es la gestión de nóminas.

Este es el proceso por el cual se lleva a cabo el cálculo y pago de los salarios de los empleados.

Como decíamos es un proceso complejo y cualquier error puede tener consecuencias poco amigables.

Por ello, hoy vamos a comentar cómo podemos simplificarlo y, además, evitar cualquier tipo de fallo.

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Qué es la gestión de nóminas

En primer lugar, conviene aclarar qué es la gestión de nóminas. Estamos ante un proceso administrativo que incluye el cálculo, la elaboración y el pago de los salarios de los empleados.

Este proceso es vital para el funcionamiento de cualquier empresa, ya que asegura que los trabajadores reciban su remuneración de manera puntual y precisa.

Por otro lado, además de los aspectos financieros, la gestión de nóminas también implica cumplir con las normativas legales relacionadas con la cotización a la Seguridad Social y el pago de impuestos.

Qué elementos abarca la gestión de nóminas

Para gestionar correctamente las nóminas, es esencial comprender todos los elementos que esta abarca. Estos elementos incluyen:

• Datos identificativos.

Es importante tener información precisa tanto del empleado como de la empresa.

Los datos del empleado incluyen nombre, apellidos, DNI, número de la Seguridad Social, tipo de contrato, grupo profesional y grupo de cotización.

Por parte de la empresa, se necesitan la razón social, domicilio social, NIF y código de cotización a la Seguridad Social.

• Periodo de liquidación.

El periodo de liquidación se refiere al periodo al que corresponde la nómina, generalmente mensual. Por ejemplo, del 1 al 30 de septiembre.

• Devengos.

Los devengos representan la remuneración bruta del empleado, que se divide en percepciones salariales y no salariales.

Las percepciones salariales incluyen salario base, complementos salariales, horas extraordinarias y salario en especie.

Las percepciones no salariales pueden ser beneficios como tickets de comida o guardería.

• Deducciones.

Las deducciones son las cantidades que se restan del salario bruto para cubrir impuestos y contribuciones a la Seguridad Social.

Entre estas deducciones se encuentran el IRPF, anticipos, el valor de los productos recibidos en especie, y las cotizaciones a la Seguridad Social (contingencias comunes, formación profesional, horas extraordinarias, Fondo de Garantía Salarial y desempleo).

• Salario neto.

El salario neto es la cantidad que el empleado finalmente recibe después de todas las deducciones. Este es el monto que se transfiere al empleado.

• Forma de pago.

La mayoría de las empresas utilizan la transferencia bancaria para pagar los salarios, aunque también se pueden utilizar cheques o pagos en efectivo.

Cómo simplificar la gestión de nóminas

Simplificar la gestión de nóminas no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también mejora la transparencia y la confianza entre los empleados y la empresa.

A continuación, se presentan algunas estrategias efectivas para simplificar este proceso:

Uso de software

El uso de un programa de gestión de nóminas puede automatizar muchas de las tareas repetitivas y propensas a errores.

Un buen software, como por ejemplo Holded, puede calcular automáticamente los salarios, deducciones y bonificaciones, generando nóminas precisas en cuestión de minutos.

Además, permite programar pagos, generar informes detallados y mantener un registro organizado de todos los datos de los empleados. Veamos algunos de los aspectos más relevantes.

• Automatización de procesos. Como decíamos, un programa de gestión de nóminas permite automatizar muchas tareas repetitivas y complejas. Desde el cálculo automático de salarios hasta la generación de informes y la programación de pagos, un buen software puede hacer una gran diferencia en la eficiencia del proceso.
• Reducción de errores. Los cálculos manuales son propensos a errores humanos. Utilizar un programa de gestión de nóminas minimiza estos riesgos al garantizar la precisión en cada cálculo. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que los empleados reciban la cantidad correcta en cada pago.
• Cumplimiento normativo. Las normativas legales cambian frecuentemente, y mantenerse al día puede ser complicado. Los programas de gestión de nóminas modernos se actualizan automáticamente para reflejar los cambios legislativos, asegurando que la empresa siempre cumpla con las leyes vigentes sin necesidad de realizar ajustes manuales.
• Seguridad de los datos. La confidencialidad y seguridad de los datos de los empleados son cruciales. Un buen software de gestión de nóminas ofrece altos niveles de seguridad, incluyendo cifrado de datos y accesos restringidos, para proteger la información sensible de los empleados.
• Accesibilidad. El software basado en la nube permite acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es particularmente útil para empresas con múltiples ubicaciones o para equipos de RR.HH. que necesiten trabajar de manera remota.

Asesoría digitalizada

Ahora bien, si quieres dar un paso más y simplificar al máximo la gestión de nóminas en tu empresa, lo ideal es confiar en una asesoría digitalizada que haga todo lo anterior por ti y, además, esté pendiente de todo.

Y es que contratar una asesoría digitalizada como Asenze puede ser una solución eficaz para empresas que prefieren delegar la gestión de nóminas a expertos.

En nuestro caso utilizamos tecnologías avanzadas como Holded para gestionar todas las tareas relacionadas con la nómina, desde el cálculo de salarios hasta la presentación de informes y el cumplimiento de las normativas.

Si necesitas profundizar en el tema, aquí tienes más razones por las que delegar este proceso.

• Experiencia y especialización. Las asesorías especializadas en empresas cuentan con profesionales que están al día con las últimas normativas y mejores prácticas del sector. Esto asegura que la organización cumpla con todas las obligaciones legales y evita posibles sanciones.
• Reducción de carga administrativa. Externalizar la gestión de nóminas, así como cualquier otra tarea de carácter administrativo, fiscal o contable, reduce la carga de trabajo interna, permitiendo que el personal se enfoque en otras tareas estratégicas y operativas. Esto puede mejorar significativamente la eficiencia operativa de la empresa.
• Flexibilidad y personalización. Las asesorías digitales ofrecen servicios personalizados que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa. Esto incluye la posibilidad de gestionar nóminas para empleados con diferentes tipos de contratos y estructuras salariales, así como el manejo de beneficios y deducciones complejas.

¿Te pasas a la asesoría digitalizada?

Simplificar la gestión de nóminas es crucial para la eficiencia y éxito de cualquier empresa.

Implementar un programa de gestión de nóminas y considerar la opción de contar con una asesoría digitalizada son estrategias efectivas para reducir errores, asegurar el cumplimiento normativo y mejorar la satisfacción de los empleados.

Estas soluciones permiten a las empresas ahorrar tiempo y recursos, mientras que proporcionan un proceso de nómina más preciso y confiable.

Si quieres saber más sobre ello o conocer la forma en que trabajamos, ponte en contacto con nosotros.

Te explicaremos cómo nos integramos en la empresa para ser un departamento más y qué tipo de gestiones podemos hacer por ti de manera precisa a través de herramientas tecnológicas como Holded.

Por otro lado, es importante mencionar que somos una asesoría que asesora. No nos quedamos encerrados haciendo tareas, estamos al otro lado disponibles para resolver cualquier problema que puedas llegar a tener.

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