Hablar de facturas online y digitales es hablar de la factura electrónica. Y, en este sentido, como veremos ahora, no podemos descuidar lo que dice la ley.
Sea como sea, todavía hay muchas empresas que no saben cómo meterle mano a este tema o qué soluciones existen para que el proceso sea de todo menos complejo.
A continuación, hablaremos sobre cómo hacer facturas de este tipo y te contaremos qué puedes hacer para dejar de pasar horas y horas emitiendo facturas.
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¿Es obligatorio emitir facturas digitales?
Como decíamos en la introducción, hablar de esta modalidad de facturación es hacerlo de la nueva ley de facturación electrónica, la Ley Crea y Crece.
Y es que esta ha establecido unos plazos para que poco a poco las empresas vayan adhiriéndose a este nuevo mecanismo.
Con lo cual, si quieres saber si tu empresa está ya obligada a emitir facturas online o no, echa un vistazo.
Teniendo en cuenta que se prevé que la entrada en vigor de la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas sea en el primer semestre de 2024, los plazos son:
- Para empresas que facturen más de 8 millones de euros, un año desde la fecha mencionada. Esto es a principios del año 2025.
- Y para aquellas que facturen menos de dicha cantidad, dos años. Esto nos lleva a principios de 2026.
Cuando todos estos plazos estén vencidos, todas las empresas estarán obligadas a realizar facturas electrónicas.
Factura manual vs Factura digital
Dejando a un lado los objetivos con los que se ha creado la ley que hace obligatoria la facturación electrónica, esta presenta grandes ventajas frente a la manual.
Las más destacadas son:
- Reducción de costes. Elimina los gastos asociados al papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico.
- Agilidad en procesos. Permite crear, enviar y recibir facturas de manera instantánea, lo que acelera significativamente las transacciones y los ciclos de pago.
- Accesibilidad. Se pueden consultar desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se disponga de conexión a Internet.
- Seguridad mejorada. Los sistemas de facturación digital suelen incorporar medidas de seguridad avanzadas que protegen contra la pérdida, el robo de datos y el acceso no autorizado.
- Facilidad de almacenamiento y recuperación. Las facturas digitales pueden almacenarse en la nube, facilitando su búsqueda y recuperación sin necesidad de espacio físico.
- Automatización de la contabilidad. Se integran fácilmente con sistemas contables y de gestión empresarial, automatizando la entrada de datos y reduciendo errores humanos.
- Contribución medioambiental. Al reducir el uso de papel, las empresas contribuyen a la conservación de los recursos naturales y a la disminución de la huella de carbono.
- Cumplimiento legal simplificado. Las plataformas de facturación digital están diseñadas para cumplir con las regulaciones fiscales vigentes, facilitando la conformidad legal.
- Interoperabilidad. Permiten la integración con otras plataformas y sistemas, mejorando la colaboración entre diferentes entidades y sistemas de gestión.
- Análisis y reportes. La digitalización facilita la recopilación y análisis de datos, permitiendo generar reportes detallados sobre las transacciones comerciales para una mejor toma de decisiones.
- Mejora en la relación con clientes y proveedores. La eficiencia y rapidez en el envío y recepción de facturas contribuye a una mejor experiencia y satisfacción del cliente.
- Optimización del flujo de caja. La aceleración de los procesos de facturación y cobro puede tener un impacto positivo en el flujo de caja de la empresa.
- Soporte a la movilidad. La facturación digital es compatible con dispositivos móviles, lo que permite gestionar facturas y pagos en movimiento.
- Disminución de errores. La automatización reduce los errores asociados al ingreso manual de datos.
- Mejoras en la trazabilidad y auditoría. Cada transacción puede ser rastreada y verificada digitalmente, lo que simplifica los procesos de auditoría y control interno.
Cómo hacer una factura digital con Holded
A pesar de que cada vez surgen más softwares especializados para este fin, nosotros siempre recomendamos trabajar con Holded.
Es más, es la herramienta que empleamos de manera interna con todos nuestros clientes. Y, a través de la cual, aseguramos un trabajo colaborativo día a día.
A esto debemos añadir que, como asesoría digitalizada, las empresas que trabajan con nosotros ya tienen incorporado este sistema de facturación y cuentan con nuestro asesoramiento para resolver cualquier duda.
Y lo mejor: no nos limitamos a la facturación. Con este software disfrutamos de ventajas también en el área de fiscalidad y contabilidad.
Elementos que debe incluir la factura digital
Lo primero que hay que tener claro cuando nos preguntamos cómo hacer facturas digitales son los elementos que deben incluir.
Estos son:
- Número de factura. Único y secuencial.
- Datos del emisor y del receptor. Nombre, dirección, y NIF (Número de Identificación Fiscal).
- Fecha de emisión y de servicio. La fecha en que se emite la factura y, si es diferente, la fecha en que se realizó el servicio o venta.
- Descripción del producto o servicio. Detalles claros y precisos.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado, y total. Desglose de los costos, incluido el impuesto aplicable.
Paso a paso para hacer facturas digitales u online
Ahora bien, ¿cómo hacer facturas online teniendo en cuenta lo anterior?
Como decíamos, Holded es una herramienta que simplifica la creación de facturas digitales. Es muy sencillo, tan solo tienes que seguir estos pasos:
- Registrarse en Holded. Primero, crea una cuenta en la plataforma.
- Configurar tu empresa. Añade los datos de tu empresa, incluido el NIF y la información de contacto.
- Usar una plantilla de factura. Holded ofrece varias plantillas de factura que puedes personalizar según las necesidades de tu negocio.
- Añadir los detalles de la factura. Utiliza la plantilla seleccionada para incluir todos los elementos necesarios en tu factura, como se mencionó anteriormente.
- Enviar la factura. Una vez creada, puedes enviar la factura directamente desde Holded al correo electrónico de tu cliente.
Con estos sencillos pasos, Holded te permite no solo crear facturas digitales, sino también gestionarlas y almacenarlas de forma segura en la nube.
Conclusiones
La facturación digital es una realidad ineludible para las empresas modernas.
Herramientas como Holded facilitan enormemente este trabajo, permitiendo a las empresas concentrarse en lo que mejor saben hacer.
Además, si el asesor en cuestión está especializado en este tipo de sistemas, las ventajas son aún mayores.
Sea como sea, la implementación de facturas digitales no solo es una medida eficiente, sino también una estrategia proactiva hacia la sostenibilidad y la adaptación a las nuevas tecnologías.
¿Quieres que te echemos una mano en esta transformación?
En Asenze somos especialistas en la asesoría de empresas y ayudamos a las compañías a tener un control absoluto de su contabilidad, fiscalidad y facturación de forma digitalizada.
Si quieres saber más sobre nuestra forma de trabajar, escríbenos.
Son muchas las ventajas que podemos ofrecerte con este cambio de paradigma.
